
Memahami Urgensi Perencanaan dalam Upaya Pencapaian Tujuan Organisasi
Memahami Urgensi Perencanaan dalam Upaya Pencapaian Tujuan Organisasi
Oleh: Dr. H. Suharjono, S.H., M.H.
(Ketua Pengadilan Tinggi Banten)
Dalam pendirian suatu organisasi dipastikan terkandung maksud dan tujuan tertentu. Terkait tujuan organisasi, dalam pencapaiannya diperlukan cara atau pendekatan tertentu, khususnya melalui pendekatan ilmu dan teknologi. Dalam hal ini ilmu dan teknologi yang diperlukan adalah yang mendekati tujuan dari organisasi itu sendiri. Keilmuan yang diperlukan dalam tata kelola organisasi adalah manajemen. Sedang dalam manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang meliputi: perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan. Mengingat pencapaian tujuan organisasi memerlukan suatu proses, maka proses tersebut harus dilakukan secara sistimatis dan keilmuan, agar dapat mencapai hasil berupa pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
Dalam tataran empiris, oleh karena pencapaian tujuan organisasi selalu menggunakan pendekatan manajemen, maka fungsi-fungsi manajemen menjadi sangat penting dalam aplikasinya guna pencapaian tujuan organisasi. Terkait fungsi-fungsi manajemen, dalam praktek tentu dimulai dan diawali dari fungsi perencanaan. Hal ini mengingat fungsi perencanaan bersifat sebagai pengarah atau haluan yang harus diikuti dalam setiap aktivitas organisasi, termasuk dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
Pada prinsipnya seluruh aktivitas kehidupan manusia, baik disadari atau tidak, pasti diawali atau dimulai dengan fungsi perencanaan. Hal ini juga terjadi pada setiap organisasi, baik organisasi pemerintah, publik, swasta, sosial, keagamaan, budaya dan lain-lain, yang seluruh aktivitasnya dimulai dengan fungsi perencanaan. Hal ini tentu terkait dengan fungsi dan hakikat dari perencanaan itu sendiri.
Dalam makna ontologis, perencanaan pada hakikatnya adalah sebagai formulasi dari konsep ide atau pemikiran yang bersifat jelas, sebagai hal yang ingin dicapai, yang dilakukan dengan cara tertentu yang terukur dan teratur, sebagai pengimplementasian dari ide atau pemikiran. Mengingat hakikat perencanaan bersifat demikian, maka terhadap perencanaan perlu dilakukan pengkajian dan pembahasan dari awal, yang dituangkan dalam rumusan-rumusan sebagai wujud dari ide dan pemikiran. Yang dalam kehidupan organisasi dilakukan pada awal-awal aktivitas organisasi pada tahun kegiatan berjalan.
Perencanaan sebagai konsep dari ide atau pemikiran pada prinsipnya berupa usulan-usulan dari seluruh komponen organisasi atau dari subsistem-subsistem organisasi, sebagai wujud dari tugas,fungsi dan tanggung jawab dari setiap unsur atau komponen atau subsistem-subsistem organisasi, yang dapat berupa usulan-usulan atas 3 M ( man, money,material ), sasaran , target, capaian, cara melakukan, jangka waktu atau jadwal, yang bersifat komprehensif atau menyeluruh. Dengan keterlibatan dari seluruh bagian atau unsur dalam perencanaan maka menjadikan seluruh unsur yang terlibat dalam perencanaan merasa diperhatikan, diperhitungkan, dipertimbangkan, sehingga seluruhnya merasa memiliki, dilibatkan dan merasa ikut bertanggung jawab. Hal ini dimungkinkan bisa terjadi bila proses perencanaan dilakukan atas usulan dari bawah atau button up bukan semata-mata usulan dari atas atau top down.
Keterlibatan pada seluruh bagian atau unsur dalam perencanaan selain memberikan motivasi psikhologis berupa ikut bertanggung jawab, mengembangkan pemahaman pada arah, kebijakan, koordinasi, menghindari risiko terjadi pemborosan, kerugian atau penyelewengan, yang menjadikan perencanaan bersifat berkualitas.
Suatu perencanan yang berkualitas pada hakikatnya harus memenuhi sifat-sifat perencanaan yang baik, yang meliputi: tujuan yang jelas, logis, sebagai satu kesatuan, berkelanjutsn atau kontinuitas, sederhana, jelas, fleksibel, stabil, komprehensif, terarah, terpadu, efektif dan efisien.
Secara teoritis, harus mengandung unsur-unsur perencanaan yang meliputi: tujuan apa yang ingin dicapai, mengapa perlu dilakukan, siapa pembuat perencanaan, kapan dilakukan, dimana dilakukan bagaimana cara melaksanakan rencana. Dalam membuat perencanaan masing-masing unsur tersebut harus diperhatikan secara baik, untuk mengurangi atas risiko yang kemungkinan terjadi.
Dalam pembuatan perencanaan yang berkualitas, yang harus dilakukan melalui proses perencanaan yang baik, yang meliputi: pengumpulan dan pemrosesan data dalam hal ini perlu dilakukan penelitian atas obyek perencanaan, diagnosis melalui pemeriksaan yang detil dan teliti, perumusan kebijakan sebagai kerangka umum pembuatan keputusan dan dasar pengambilan kebijakan, perkiraan kebutuhan dengan perhitungan pembiayaan, target dan capaian. Dalam era teknologi informasi, yang memiliki ciri dan sifat efektif dan efisien, maka segala proses dan aktivitas organisasi akan terlaksana sesuai sifat tersebut, sehingga fungsi perencanaan harus dibuat dan dilaksanakan secara efektif dan efisien dalam segala aspeknya.
Mengingat hakikat, sifat, unsur, proses dari suatu perencanaan bersifat demikian, maka dalam perencanaan harus terdapat target, capaian, sasaran, perencanaan terinci, kegiatan yang jelas, pelaksanaan perencanaan, dan penilaian agar sesuai perencanaan.
Sesuai ciri organisasi modern yang bersifat efektif dan efisien dalam segala proses tata kelola organisasi termasuk dalam perencanaan, terlebih pada era digitalisasi, pencapaian tujuan organisasi harus dilakukan secara efektif dan efisien, maka perencanaan memiliki sifat penting atau urgensif dalam pencapaian tujuan organisasi.