Pembelajaran Input Data pada Sistem Informasi Penelusuran Perkara ( SIPP) dalam Kaitannya dengan Manajemen Risiko
Oleh : Dr. Suharjono, S.H., M.Hum.
Ketua Pengadilan Tinggi Banten
Suatu aktivitas manajemen organisasi secara alamiah akan terjadi suatu perubahan dan perkembangan. Perubahan terjadi secara naluriah maupun akal ke arah suatu perbaikan-perbaikan. Perbaikan dimaksudkan untuk penyempurnaan sistem yang ada.
Di era perubahan transformasi budaya kerja dan pola pikir yang sederhana, yang mungkin bersifat serba manual, pendataan secara phisik, cara kerja manual, karena terpengaruh perkembangan filsafat dan iptek, berubah kearah modern yang serba canggih dengan standar high tecnology.
Kondisi demikian tentu menuntut perubahan pola pikir dan budaya kerja SDM pada suatu manajemen organisasi. SDM pelaku kerja harus dapat mentransformasi diri ke arah perubahan yang terjadi. Dengan tanpa dapat mengikuti atau menyesuaikan atas perubahan yang terjadi, selain akan terjadi efek bagi diri dan manajemen kinerja juga bisa terjadi efek negatif dari SDM gagal dalam merubah diri menyesuaikan perkembangan iptek dan filsafat yang dapat berakibat terjadinya suatu risiko.
Kegagalan SDM menstransformasi diri tersebut jika dianalisis penyebabnya adalah banyak hal. Bisa jadi SDM tidak menyambut secara tulus karena sudah merasa nyaman pada kondisi manual, atau bisa jadi SDM memang dalam kondisi sulit untuk dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan yang terjadi. Kemungkinan lainnya SDM mampu menstransformasi diri tetapi masih dalam kategori rendah karena rendahnya kesadaran akan pentingnya perubahan. Padahal perubahan dari tatanan manajemen organisasi yang serba manual ke teknologi dengan penggunaan aplikasi-aplikasi teknologi informasi sebagai pengganti administrasi manual bersifat pasti terjadi tidak bisa dihindari. Sehingga mau tidak mau SDM pelaku kinerja pada hakikatnya bersifat harus menyesuaikan dan menstransformasi diri dari yang bersifat manual ke teknologi tinggi yakni dengan penggunaan aplikasi teknologi informasi dalam penggunaan administrasi manajemen organisasi.
Platfom keharusan transformasi diri pada suatu manajemen organisasi belum tentu berjalan sesuai yang direncanakan. Secara observasi obyektif, banyak terjadi kondisi terdapatnya jarak yang cukup menggejala dan membudaya yang bersifat masiv antara das sein dengan das sollennya mengenai transformasi diri tersebut. Hal terjadinya jarak antara kenyataan dengan harapan pada transformasi diri SDM pelaku kinerja pada hakikatnya tidak dapat dijustifikasi kepada SDM sepenuhnya. Hal ini bisa jadi karena sosialisasi-sosialisasi, pelatihan-pelatihan masih kurang, sementara perubahan teknologi informasi khususnya aplikasi-aplikasi teknologi informasi begitu cepat. Kondisi yang memerlukan penselarasan demikian tentu memerlukan kebijakan-kebijakan semua pihak terkait untuk menyesuaikan diri guna menjembatani jarak antara das sein dengan das sollen.
Kekurang tepatan atau keharmonisan SDM pelaku kinerja dengan pimpinan pada manajemen organisasi dalam arti mikro dan makro akan dapat mendatangkan dampak yang signifikan dari SDM dan organisasi terkait dengan validitas atau keabsahan produk kinerja dari manajemen organisasi. Validitas tersebut pada hakikatnya bisa bersifat serius karena bisa menyangkut core business dari suatu manajemen organisasi. Sehingga bisa menjadi tolok ukur dari berhasil atau tidaknya organisasi itu menjalankan tugas dan fungsinya. Kekurang berhasilan menjalankan tugas dan fungsi disana sini tanpa disadari akan berakibat secara serius, mendasar dan berat dari sisi manajemen risiko.
Penerapan teknologi informasi sebagai pengganti administrasi manual akan berkaitan dengan aksesibilitas dan transparansi dari kinerja manajemen organisasi, sehingga bersifat transparan, informatif dan aksesabel. Transparansi aktivitas core business yang termuat pada model-model aplikasi transparansi yang mudah dijangkau oleh masyarakat secara luas karena termuat pada dunia maya, memerlukan kesahihan atau kebenaran kinerja manajemen organisasi, dari awal proses kinerja, saat atau selama proses kinerja dan out produk kinerja, harus memenuhi validitas secara substantif maupun formalitasnya.
Pengembangan dan penerapan aplikasi-aplikasi teknologi informasi pada manajemen organisasi saat ini begitu semarak dan masiv serta menyeluruh. Hal ini terjadi karena bersifat sebagai tuntutan zaman dan alam,sehingga harus disikapi secara tepat, benar dan professional. Sikap demikian berlaku baik bagi SDM maupun organisasinya, maka kiranya harus menyadari akan hakikat dari suatu aplikasi teknologi informasi dari makna dan akibat dari yang positif dan negatif.
Penerapan dan pengembangan administrasi perkara di peradilan telah dilakukan dengan Sistem Informasi Penelusuran Perkara atau SIPP atau dengan Case Tracking System atau CTS. Aplikasi SIPP berkembang terus dari versi satu hingga saat ini. Pilot proyek SIPP versi pertama dicanangkan di empat pengadilan negeri yakni PN Bandung, PN Surabaya, PN Palembang dan PN Samarinda. Peresmian SIPP versi pertama dilaksanakan di PN Palembang pada tgl 25 April 2010 oleh Dr. Harifin Tumpa, Ketua Mahkamah Agung. Penulis saat itu selaku Ketua PN Samarinda turut hadir sebagai pengadilan negeri yang diresmikan pilot proyeknya.
Dari rentang sejarah penerapan SIPP di dunia peradilan sudah puluhan tahun sebagai waktu yang begitu panjang dan telah beberapa kali dilakukan perubahan versi dari versi pertama hingga versi saat ini, dapat dimaknai sebagai upaya serius dunia peradilan dalam upaya menerapkan pengadministrasian elektronik proses peradilan. Namun proses yang panjang, terus menerus tidak serta merta menjamin akan kepastian keberhasilan penerapan dalam ukuran capaian pada tolok ukur dengan standar baku mutu tertentu.
Terdapatnya kesenjangan antara
das sein dengan das sollen dalam penerapan SIPP sebagai keprihatinan, terutama bagi SDM di dalamnya dan organisasi. Karena idealnya pada standar tertentu, dalam rentang panjang tersebut sudah terjadi penerapan administrasi elektronik secara minded. SDM pelaku di dalamnya harus menyadari dengan keluasan wawasan dan pandangan bahwa pengadministrasian peradilan sebagai disikapi akan makna dan hakikatnya untuk mewujudkan efektivitas, efisiensi, dan transparansi peradilan yang bersifat sebagai suatu keharusan. Tetapi meskipun telah menerapkan SIPP dengan sejarah panjang, di dunia peradilan masih juga terdapat pengisian administrasi elektronik secara belum lengkap, sehingga pengisian SIPP belum lengkap. Padahal dengan pengisian total SIPP asal terlaksana dengan baik dan profesional, dengan standar baku mutu tertentu akan dapat menunjukkan kualitas dunia peradilan yang mendasar, meluas dan mengglobal karena bersifat efektif,efisien, transparan dan profesional.
Penting disadari belum terjadinya pengisian SIPP secara total penyebab utamanya SDM pelaksana. Dari pengamatan observasi obyektif, masih terjadi input ke SIPP tidak tepat waktu, keliru, tidak lengkap, tidak berurutan, kurang profesional, bahkan masih ada yang kurang peduli, bahkan tidak mengerti akan kesalahan- kesalahannya, tidak dilakukan pemegang password, masih ada fitur-fitur atau kolom-kolom yang kosong dan lain-lain, menunjukkan SDM perlu peningkatan kualitas diri, perlu peningkatan dari sisi kedisiplinan, kemampuan, keahlian, kesadaran diri dan kemauan.
Sebagai kajian observasi obyektif, pada suatu dunia peradilan, terdapat in put perkara oleh admin sudah dinyatakan telah minutasi dan bahkan sudah dalam proses lama, ternyata pada kontrol otoritas masih menunjukkan belum diminutasi, ternyata setelah diteliti terdapat penggunaan password tidak pada kewenangannya, misal in put penetapan hari sidang, jadwal sidang dan rencana persidangan menggunakan password panitera pengganti. Juga terdapat ketidak lengkapan input data pada fitur atau kolom jadwal sidang, rencana persidangan tidak diisi. Setelah dilakukan sosialisai-sosialisasi masih terdapat ketidaktepatan atau keakuratan input data ke SIPP, bahkan setelah berlaku SIPP versi terbaru setelah dilakukan sosialisai, misalnya masih terdapat pembagian berkas setelah diteliti ternyata masih ada input data yang tidak tepat dan benar, sehingga masih terdapat kekurangan-kekurangan. Pada SIPP tingkat banding versi terbaru ada fitur atau kolom baru yakni rencana persidangan, maka fitur baru rencana persidangan harus diisi oleh ketua majelis dengan passwordnya atau anggota dengan passwordnya. Pada SIPP versi terbaru tingkat banding, ada 3 kolom yang harus diisi oleh ketua majelis, penetapan hari sidang, rencana persidangan dan jadwal sidang. Ketidak akuratan input data jadwal sidang pada tempat sidang akan berakibat pada status perkara. Jika sudah diisi kolom penetapan hari sidang, akan muncul status perkara sebagai penetapan hari sidang, jika kolom jadwal sidang termasuk tempatnya diisi secara cermat akan muncul status perkara persidangan. Bisa terjadi ketidakakuratan terutama pada kolom jadwal sidang yang berlangsung terus menerus terhadap seluruh perkara yang ditangani, yang dalam status perkara tetap pada penetapan hari sidang meski sudah berlangsung hari sidang,padahal jika input data akurat status perkaranya adalah persidangan bukan lagi penetapan hari sidang. Bahkan bisa saja terjadi seseorang akan menanyakan status perkembangan penanganan perkara dengan datang ke petugas PTSP, sewaktu dibuka oleh petugas PTSP, perkara yang telah ditetapkan persidangan pada tanggal dan bulan sebelumnya padahal waktu dicek pada bulan berikutnya tidak jelas statusnya pada SIPP, karena tidak ada data input data penundaan ke SIPP.
Dari kajian atau telaah data SIPP tersebut menunjukkan input data ke SIPP secara, tepat,lengkap, akurat dan profesional amat penting,bahkan setelah SIPP versi terkini tingkat banding, untuk proses perkara secara e court bisa berakibat hal tertentu yang serius, meski untuk proses secara manualnya tidak seserius pada proses e court. Oleh karena terdapat perbedaan hakikat dan sifat proses pekara secara manual dengan e court, maka input data pada e court, terutama harus dilakukan secara profesional dengan pendekatan keilmuan manajemen, karena input data ke SIPP bersifat penting dan urgen. Mengingat SIPP bersifat aksesebel dan transparansif, yang dengan mudah dapat diakses masyarakat secara luas secara transparan, maka akan dapat berakibat serius jika tidak dilakukan input data secara lengkap, akurat, valid dan profesional, juga bisa berakibat terjadi risiko-risiko baik faktual maupun yuridis yang bisa bersinggungan atau terkait dengan masalah manajemen risiko.
Dari pendekatan manajemen risiko, atas risiko-risiki yang bisa terjadi akibat input data ke SIPP tidak tepat, tidak akurat, tidak lengkap, tidak valid, tidak lengkap, tidak profesional, harus dilakukan perhitungan risiko, pemetaan risiko, kemudian dilakukan kajian-kajian pada identifikasi risiko, analisis risiko, penetapan level risiko, dan penting pula mitigasi risiko.
Langkah2 pendekatan manajemen risiko pada input data SIPP pada organisasi modern bersifat penting dan mendasar, agar dapat diperhitungkan risiko-risiko sebelumnya, sehingga dapat diminimalisir terjadinya risiko. Pemetaan risiko pada input data SIPP akan memudahkan pada bagian mana risiko-risiko biasanya terjadi dan apa penyebab risiko itu terjadi. Pada identifikasi risiko, akan dapat diidentikasi risiko-risiko apa saja yang timbul dan pada bagian apa atau mana penyebab input data ke SIPP yang menimbulkan risiko, apakah pada input data pada kolom-kolom penetapan majelis hakim, penunjukkan panitera pengganti, penetapan hari sidang dan masing-masing dengan perubahannya,rencana persidangan, jadwal sidang, pertimbangan hukum dan amar putusan dan lain-lain. Masing-masing kolom tersebut jika tidak diisi dengan baik,lengkap, akurat, valid, profesional, akan dapat menimbulkan risiko-risiko, terlebih lebih aplikasi SIPP bersifat aksesebel, transparan dan masiv. Atas risiko yang terjadi dilakukan analisis risiko, untuk mengetahui risiko-risiko tersebut dalam kualitas apa dan bagaimana, agar dapat dilakukan treatmen yang baik untuk mengatasi atau memberi solusi, begitu juga perlu dilakukan penentuan level risiko untuk dapat mengategorikan tingkat risiko yang dihadapi dan solusinya. Untuk memperkecil atau meminimalisasi risiko yang terjadi perlu dilakukan mitigasi risiko, apalagi di era e court, e litigasi akan menjadi bersifat penting dan urgen.
